Un piano di comunicazione e disseminazione efficace non è un elenco di strumenti. È una strategia che collega gli obiettivi del progetto ai pubblici da raggiungere e stabilisce che cosa raccontare, quando farlo, con quali linguaggi e come misurare i risultati.

1. Definire gli obiettivi

Gli obiettivi possono riguardare visibilità, coinvolgimento, trasferimento di conoscenze, adozione di metodologie, partecipazione agli eventi, diffusione di risultati scientifici o tecnici e costruzione di relazioni con stakeholder.

2. Identificare i pubblici

È utile distinguere fra cittadini, media, partner, istituzioni, imprese, ricercatori, decisori, comunità professionali e potenziali utilizzatori dei risultati. A ciascun pubblico vanno associati messaggi e canali differenti.

3. Costruire i messaggi

Un progetto complesso deve essere tradotto in messaggi comprensibili senza perdere precisione. È importante distinguere il linguaggio tecnico da quello divulgativo e preparare una gerarchia chiara: perché il progetto esiste, cosa fa, quali problemi affronta, quali risultati produce e perché quei risultati sono utili.

4. Scegliere strumenti e canali

• sito e landing page;
• newsletter;
• social media;
• video e contenuti audiovisivi;
• eventi, webinar e workshop;
• pubblicazioni, report e materiali divulgativi;
• rapporti con media e stampa specializzata.

5. Programmare il calendario

Il piano deve seguire le fasi reali del progetto. Le attività di comunicazione accompagnano l’intero percorso; la disseminazione cresce con la disponibilità di risultati; la valorizzazione finale prepara la continuità e l’utilizzo di quanto prodotto.

6. Definire KPI realistici

I KPI possono includere numero di contenuti, visualizzazioni, copertura, iscritti, partecipanti, download, citazioni, contatti con stakeholder, utilizzo dei risultati e altri indicatori coerenti con il progetto. La quantità da sola non basta: conta la qualità dei pubblici raggiunti.

7. Organizzare la produzione

Occorre stabilire chi raccoglie informazioni, chi approva i contenuti, chi produce video e materiali, chi gestisce i canali e come vengono archiviati dati, immagini e testimonianze. Una buona organizzazione riduce tempi e costi e migliora la qualità della restituzione finale.

Che cosa dovrebbe contenere un piano di comunicazione e disseminazione

La struttura varia in base al programma e al progetto, ma un piano operativo dovrebbe permettere a tutti i partner di capire rapidamente chi fa cosa, per chi, quando e con quale obiettivo.

• contesto e obiettivi della comunicazione;
• mappatura dei target e degli stakeholder;
• messaggi chiave per ciascun pubblico;
• canali e strumenti: web, social, newsletter, video, eventi, media;
• calendario collegato a milestone, deliverable e risultati;
• ruoli dei partner e flusso di approvazione dei contenuti;
• requisiti di visibilità UE previsti dal programma e dal Grant Agreement;
• KPI quantitativi e qualitativi e modalità di raccolta dei dati.

Il flusso di approvazione è parte del piano

Nei partenariati complessi uno dei problemi più frequenti è il tempo necessario per raccogliere informazioni e ottenere approvazioni. È utile definire fin dall’inizio chi produce la bozza, chi verifica i contenuti tecnici, chi autorizza la pubblicazione e quanto tempo è disponibile per ogni passaggio.

Prevedere la produzione audiovisiva

Se il progetto dovrà avere video finali, reportage o testimonianze, le riprese vanno programmate mentre le attività accadono. Un piano efficace indica quindi anche quali milestone devono essere documentate con immagini, interviste e materiale di archivio.